Cодержание
1. Прежде чем писать, узнайте в каком городе живет или находится сейчас человек
2. «Укладывайте» все мысли в одно сообщение
3. Голосовые сообщения — только с разрешения
4. Следите за интонациями
5. Не игнорируйте собеседника
6. Не флудите
7. Не выключайте уведомления в рабочее время
8. Если вам нужно обратиться к человеку - пишите ему в личку
9. Договоритесь о беседе заранее
10. Будьте готовы к видеозвонкам
И если вы думаете, что это так просто - то нет, точно так же, как и с другими мягкими навыками, придется учиться правильно формулировать свои мысли и запоминать несколько правил. И чтобы было проще - эксперты из hh.ru составили памятку.
1. Прежде чем писать, узнайте в каком городе живет или находится сейчас человек
Сейчас сотрудники даже одной и той же компании могут жить в самых разных частях страны. Во-первых, из-за того, что есть много филиалов, а во-вторых, из-за того, что командировки никто не отменял. Так что в момент, когда вам нужно будет отправить очередное письмо, вспомните, в каком городе находится ваш собеседник и посмотрите, сколько у него сейчас времени. А если вы не знаете таких точностей и ваш вопрос не требует оперативного ответа, выберете самое удобное время: когда в одном часовом поясе уже идет рабочий день, а в другом - нет глубокой ночи. Например, это может быть 10 или 11 часов. А если вы боитесь забыть об этом письме на следующий день, то просто поставьте отложенное отправление на нужную дату и время.
И еще: даже если вы отправляете письмо не ночью - не пишите «Добрый день» или «Добрый вечер». Обойдитесь банальным «Здравствуйте».
Никогда не знаешь, в какое именно время собеседник прочтет ваше письмо.
2. «Укладывайте» все мысли в одно сообщение
Лучше посидите над ним чуть дольше, но напишите сразу все, что вам нужно сказать. Так вы будете уверены, что собеседник не упустит ни одной детали. Да и точно не отвлечете его от важного собрания десятью сообщениями.
3. Голосовые сообщения — только с разрешения
Да, иногда, конечно, работники используют голосовые сообщения, но чаще всего для беседы во внутренних чатах. Так можно быстрее или подробнее передать нужную информацию. Но даже в своем чате нужно спрашивать, всем ли вашим коллегам удобно прослушивать сейчас голосовые. А вот человеку из другой организации все же лучше формировать длинное электронное письмо со всеми своими идеями, иначе вы можете разозлить потенциального партнера
4. Следите за интонациями
В отличие от личного общения в переписке гораздо сложнее передать ваше настроение. Поэтому вам нужно быть внимательнее, чтобы не показаться злым или агрессивным. Особенно нужно быть осторожным со словами "Понятно", "Отлично" и прочими. Так что никогда не экономьте знаков и старайтесь описать все более точно. Если у вас молодой собеседник - можете использовать скобочки. Но только если вы до конца уверены, что он их правильно поймет.
5. Не игнорируйте собеседника
Даже если у вас на работе завал и вы не можете найти времени ответить на письмо - не оставляйте его без внимания. Лучше напишите, что у вас слишком загруженный график и вы ответите в ближайшее время. Либо просто отметьте сообщение непрочитанным. Иначе собеседник будет думать, почему вы его игнорируете и в будущем просто не захочет иметь с вами общих дел.
6. Не флудите
Если вы уедете в отпуск или заведете себе домашнее животное, ваши коллеги наверняка будут рады за вас. Но если из-за очередной фотографии с вашим любимцем они пропустят важное задание от директора, вряд ли они будут очень вас за это благодарить. Поэтому давайте прибережем яркие фотки для бесед с друзьями или неформальных рабочих чатов, а сюда будем писать только по делу.
7. Не выключайте уведомления в рабочее время
Мы, конечно, понимаем, что вечно жужжащий телефон может потрепать нервы, но с выключенным телефоном вы рискуете пропустить что-то важное или проигнорировать своих коллег.
А вот на выходных любые уведомления лучше выключить. Все же всегда нужно разделять работу и личное.
8. Если вам нужно обратиться к человеку - пишите ему в личку
Да, конечно, удобнее, когда все хранится в одном месте, но вряд ли вашим коллегам интересно читать ваши споры, разборы заданий или еще что-то. Так что гораздо удобнее обращаться к коллеге напрямую: так и вы будете уверены, что ваше сообщение будет прочитано, и коллеги не будут вздрагивать от каждого уведомления.Но если вопрос или задача касается не только вашего коллеги, то лучше просто тегните его в общем чате через зачок "@".
9. Договоритесь о беседе заранее
Лучше, чтобы и вы, и он понимали, о чем пойдет речь, какие дополнительные материалы (отчеты, примеры) нужно подготовить и проверил компьютер на работу звука и видеокамеры.И перед тем, как планировать беседу, уточните заранее - какой формат будет самым удобным: по аудио- или видеозвонку, в мессенджере или каком-то другом приложении.
10. Будьте готовы к видеозвонкам
Планёрки в сети уже давно стали обычным делом для большинства компаний, но любят их далеко не все. Некоторым сотрудникам все еще страшно включать на таких встречах видео. Но если вас все же пригласили на созвон - выберите в доме специальное место с хорошим светом, красивым фоном и главное - тишиной.
А подобное стеснение точно не повод, чтобы не включать камеру вообще. Как оказалось, чёрный экран вместо живого человека может задеть коллег.
